Tickets scannen met een iPhone of iPad: voorbereiding voor evenementen

Duidelijk kiezen en compleet huren

Wat heb je nodig voor jouw toepassing?

Toegangscontrole vraagt meer dan een camera. Stem ticketplatform, medewerkers, internet, voeding en afhandeling van uitzonderingen op elkaar af.

Kies de organiser-app van je ticketplatform

Installeer en test de app die het ticketplatform voor organisatoren aanbiedt. Een algemene QR-lezer controleert niet of een ticket al is gebruikt of bij jouw evenement hoort. Eventbrite beschrijft bijvoorbeeld inchecken met de Organizer-app, inclusief zoeken naar deelnemers. Gebruik de juiste organisatorrechten en beperk medewerkers tot de toegang die zij nodig hebben. Controleer de huidige appvereisten voor het gekozen huurmodel.

Test met echte toegangsgevallen

Loop vóór opening meerdere situaties door: een geldig ticket, een eerder gebruikt ticket, een onleesbaar scherm en een deelnemer die op naam opgezocht moet worden. Controleer welk tickettype bij welke ingang hoort. Spreek af wie uitzonderingen beoordeelt en voorkom dat iedere scanmedewerker zelfstandig dezelfde afwijking anders behandelt. Maak ook duidelijk waar een gast terechtkan als scannen niet lukt.

Meerdere apparaten en offline gebruik

Vertrouw niet zonder test op offline werking. Of tickets offline beschikbaar zijn en hoe controles tussen apparaten worden gesynchroniseerd, verschilt per platform en instelling. Als apparaten elkaars check-ins niet ontvangen, kan dubbele toegang een aandachtspunt zijn. Gebruik de instructies van het eigen platform, test de situatie op de echte locatie en spreek af wat medewerkers doen wanneer internet wegvalt.

Telefoon in de hand of tablet op de balie

Een iPhone kan praktisch zijn voor medewerkers die langs een rij bewegen; een iPad biedt meer ruimte voor een deelnemerslijst op een vaste ontvangstplek. Controleer de taak, ondersteuning en stroomvoorziening. De aangeboden wifi-iPads hebben een afzonderlijk geregelde internetverbinding nodig. Test de verbinding op de ingang en plan opladen en een vervangend apparaat wanneer uitval het programma zou blokkeren.

Gegevens en overdracht na het evenement

Laat alleen bevoegde medewerkers deelnemersgegevens openen en sluit toegang na de inzet af. Controleer welke gegevens lokaal zijn opgeslagen en volg de afspraken met het platform en de verhuurder voor uitloggen en verwijderen. Leg per apparaat vast wie het gebruikt en wie accessoires controleert bij inlevering. Huur geen willekeurig aantal scanners op basis van een verzonnen scansnelheid; test de werkelijke werkwijze.

Bron: Eventbrite uitleg over inchecken.

Kies de apparatuur bij je taak

Vergelijk iPhones voor tijdelijk gebruik, iPads voor registratie en formulieren en MacBooks voor werk en presentaties. Geef voor huuradvies je toepassing, appvereisten en huurperiode door.